Zaproszenie do złożenia ofert

Ogłoszenie

Miejsko-Gminny  Ośrodek  Kultury  w  Krzyżu  Wlkp.  planuje  realizację  imprezy masowej
o charakterze festynu pod nazwą Dni Ziemi Krzyskiej 2019, która odbędzie się w dniach 13-14 lipca 2019 r. na terenie Stadionu Miejskiego w Łokaczu Małym.

W związku z powyższym, zapraszamy do złożenia oferty na zakup usługi związanej z organizacją Dni Ziemi Krzyskiej w dniach 13-14 lipca 2019 r.

Zapraszamy do składania ofert na poniższych warunkach:

I. Deklarowana ze strony Zamawiającego kwota na realizację zadania: 56.000 zł brutto (słownie złotych: pięćdziesiątsześćtysięcyzł)  stanowiąca wynagrodzenie ryczałtowe. W pozostałym zakresie koszty imprezy pokryje Wykonawca ze sprzedaży powierzchni handlowej i gastronomicznej.

II. Zakres zadań, obowiązków i uprawnień Wykonawcy:
1. Impreza musi być zorganizowana zgodnie z Ustawą z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz.U. Nr 62, poz. 504 z póżn. zm.).
2. W ramach organizacji wszelkich atrakcji rekreacyjnych (w tym „Wesołe Miasteczko”) Wykonawca zobowiązany jest do pozyskania wszelkich zezwoleń i zabezpieczeń w tym zakresie, zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz ubezpieczenia OC.
2. Wykonawca przejmuje na wyłączność obsługę handlowo – gastronomiczną oraz związane z tym wpływy finansowe, które powinny być ujęte w preliminarzu kosztów imprezy (zał. nr 2).

III. Oferta powinna obejmować następujący zakres:

1/  Koncerty w dniu 13 lipca 2019 r., sobota – program artystyczny w godz. 17.00 – 2.00 dnia następnego.
W programie: koncert zespołu supportującego gwiazdę, koncert gwiazdy – znanego artysty z kręgu muzyki pop, dyskoteka z didżejem, dwie godziny w programie do zagospodarowania przez Zamawiającego.

2/  Koncerty w dniu 14 lipca 2019 r., niedziela – program artystyczny w godz. 16.00 – 24.00.
W programie: koncert zespołu – supportu gwiazdy, koncert gwiazdy – znanego artysty z kręgu muzyki disco polo, dyskoteka z didżejem, dwie godziny do zagospodarowania przez Zamawiającego.

3/ obsługa występujących artystów (ZAIKS, hotele, catering, ubezpieczenie).

4/ Organizacja zaplecza technicznego:
- zadaszona atestowana scena o wymiarach 10x12 m z podestami + schody + barierki zabezpieczające + ściany (siatka) z 3 stron (scena o mniejszych wymiarach wymaga akceptacji Zamawiającego),
- nagłośnienie wg riderów,
- oświetlenie sceniczne wg riderów,
- agregat prądotwórczy z paliwem i obsługą wykwalifikowanego elektryka podczas imprezy,
- płotki ochronne w ilości niezbędnej do realizacji imprezy zgodnie z planem zabepieczenia
  imprezy ustalonym z Zamawiającym,
- zapewnienie toalet przenośnych w ilości min. 10 szt. ( w tym minimum 2 z umywalkami),
- zapewnienie odpowiedniej ilości koszy o pojemności 240 l. na terenie imprezy (minimum 20 szt.),
- zapewnienie usługi sprzątania terenu po pierwszym i drugim dniu imprezy,
- transport, obsługa techniczna, montaż i demontaż.

4. Organizacja zaplecza handlowo-gastronomicznego:
- pozyskanie potencjalnych dostawców usług handlowo-gastronomicznych i sprawdzenie wszelkich wymaganych prawem pozwoleń, atestów i ubezpieczeń OC,
- pełna obsługa gastronomiczna (piwo, napoje, lody, gofry, popcorn, wata cukrowa, dania grillowe, stoiska handlowe), zapewnienie ławostołów i miejsc siedzących dla min. 500 osób. Usługi gastronomiczne mają charakter odpłatny, z zastrzeżeniem puli nieodpłatnych bonów do dyspozycji Zamawiającego (minimum 50 bonów żywieniowych),
- urządzenia rekreacyjne oraz „wesołe miasteczko”. Usługi w tym zakresie mają charakter odpłatny, z zastrzeżeniem nieodpłatnej puli dla Zamawiającego (minimum 20 biletów).

IV. Oferta powinna zawierać załączniki zawierające całkowity koszt oraz wycenę szczegółową wg podanych zakresów, a także  propozycję finansową za wyłączność handlowo-gastronomiczną na w/w imprezie.

V. Oferty zostaną poddane ocenie przez dyrektora Miejsko-Gminnego Ośrodka Kultury w Krzyżu Wlkp., który wybierze najkorzystniejszą ofertę pod względem programowym oraz finansowym i skontaktuje się z wybranym oferentem w celu zawarcia umowy.

Oferty należy dostarczyć w terminie do 12 kwietnia 2019 r. do godz. 15.00 osobiście, drogą elektroniczną, bądź pocztową na adres:
biuro@mgokrzyz.pl lub Miejsko-Gminny Ośrodek Kultury, 64-761 Krzyż Wlkp., ul. Wojska Polskiego 11.
Dodatkowe informacje można uzyskać pod nr tel. 67/ 25 64 139 lub mailowo.



Załącznik nr 1

Nazwa Wykonawcy ….........................................................................................................


Adres …...............................................................................................................................


NIP …..................................................................................................................................


kontakt (tel., adres e-mail) …..............................................................................................


OŚWIADCZENIE WYKONAWCY

I. W ramach realizacji zlecenia zobowiązuję się do:
1. Realizacji programu według uzgodnionego scenariusza.
2. Zapewnienia osób posiadających doświadczenie i kwalifikacje pozwalające na realizację usługi na odpowiednim poziomie.
3. Zapewnienia sprawnych, atestowanych urządzeń i sprzętów niezbędnych do realizacji programu we własnym zakresie oraz ich transportu na miejsce realizacji.
4. Uregulowania płatności z tytułu wszelkich zobowiązań z podwykonawcami w ramach realizowanego zadania.
5. Przestrzegania harmonogramu godzinowego oraz koncertowego imprezy ustalonego z Zamawiającym.
 Ponadto oświadczam, że:
1. Zapoznałem się z treścią Zapytania ofertowego, akceptuję warunki w nim zawarte i nie wnoszę do niego zastrzeżeń.
2. Zobowiązuję się do wykonania zamówienia w terminie określonym w Zapytaniu ofertowym.
3. Oświadczam, iż sytuacja finansowa Wykonawcy umożliwia wykonanie niniejszego zamówienia zgodnie z wymogami ogłoszenia.
4. W przypadku przyznania mojej firmie zamówienia, zobowiązuję się do zawarcia umowy w miejscu i terminie wskazanym przez Zamawiającego.

…..........................................................                                                     …........................................
Data i miejsce                                                                                        Podpis  i pieczęć Wykonawcy

Załącznik nr 2

Formularz oferty

Nazwa Wykonawcy ….........................................................................................................


Adres …...............................................................................................................................


NIP …..................................................................................................................................


kontakt (tel., adres e-mail) …..............................................................................................

Finansowy preliminarz kosztów powinien uwzględniać całościowy koszt organizacji imprezy w kwocie brutto (deklarowana przez Zamawiającego kwota + planowany przychód  tytułu wpływów  ze sprzedaży usług handlowo – gastronomicznych, zaplecza rekreacyjnego

Całościowy koszt imprezy z uwzględnieniem wszystkich przychodów i kwoty deklarowanej przez
Zamawiającego wynosi …...................................



…..................................................................
data, podpis  i pieczęć Wykonawcy